При работе в Инфоклинике может появиться уведомление о скором истечении срока лицензии.

Это нормально: программа лицензирована, и чтобы избежать нелегального использования, требуется периодическое подтверждение того, что программа приобретена честным путём. Такое сообщение обычно приходит раз в 3–6 месяцев, в случайные даты.

Когда заниматься продлением?
Когда появилось уведомление – чем раньше, тем лучше. Это поможет избежать простоев в работе с системой.

Что нужно проверить перед продлением?
Отсутствие задолженностей по оплате.

Когда лучше выполнять действия?
Все действия мы рекомендуем выполнять с 10:00 до 18:00 по московскому времени, с понедельника по пятницу, чтобы в случае возникновения вопросов мы могли оперативно помочь.

Как продлить лицензию?

Если у вас есть техническое сопровождение —
позвоните по телефону: +7 812 389-66-11
или напишите на: support@help.i-t-systems.ru

Если технического сопровождения нет —
выполните продление самостоятельно по инструкции.
1. Из главного меню программы: «Сервис» > «Обновление и продление лицензии».
2. Из списка выберите «dentbase» > «Далее».
3. Нажмите «Выполнить» и дождитесь сообщения: «Обновление лицензии завершено». Затем нажмите «Выход».
4. Нажмите «Обновить», и убедитесь, что значение в поле «Дата следующего подтверждения» увеличилось.
5. Закройте и откройте заново Инфоклинику.

⚠️ Если что-то пошло не так
Если после выполнения всех шагов дата не изменилась или пропали некоторые лицензии - обратитесь в техподдержку: +7 (812) 389-66-11. Помните, что для восстановление лицензий может потребоваться время.

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

Одна из самых недооцененных функций Инфоклиники - "Очередь на запись".

В чем смысл
Очередь позволяет сохранить контакт с пациентом, и учитывать все его предпочтения, что существенно увеличивает шансы на его новое посещение клиники.

Как это работает

1. В очередь записывается (автоматически и вручную):
- Медицинская история - диагноз, количество приемов, оказанные услуги, заключения и рекомендации.
- Особенности коммуникации.
- Озвученные желания и возражения, особенности характера.

2. Инфоклиника добавляет пациента в Очередь:
- Автоматически, при определенном диагнозе.
- С уведомлением, при оказании определенной услуги.
- Вручную - врач, куратор или регистратор.

3. В назначенный день Инфоклиника:
- Автоматически даст команду на отправку СМС, сообщения в МАХ / Телеграм.
- Покажет всплывающее уведомление, что сегодня необходимо связаться с таким-то пациентом.

Благодаря Очереди, регистратор видит план лечения, электронную историю болезни, все записанные предпочтения и индивидуальные особенности пациента.

Таким образом, куратор или регистратор, предлагает не просто новое посещение, а удовлетворение потребностей именно этого конкретного пациента.

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

💰Финансовый отчет

В МИС Инфоклиника/Инфодент существует финансовый отчет, который имеет неочевидные особенности. В этой статье речь пойдёт о том, какие именно данные попадают в этот отчет.

Отчет находится в базовом модуле в меню Отчеты - По выполненным работам, денежным поступлениям. Это финансовый отчет, который в первую очередь сделан для бухгалтерии.

У этого отчета есть различные фильтры и группировки, а также детальный и сводный режимы отображения. Мы возьмем самый компактный для наглядности, это будет сводный режим с группировкой по категориям (см. рис.1).

Финансовый отчет делиться на несколько таблиц (см. рис.2).

📋Таблица №1. Сводный финансовый отчет.

1️⃣ Кол-во посещений: Посещение - это прием, в одном приеме может быть несколько услуг, но так же пациенту за одно посещение клиники могут оказать несколько приемов.

2️⃣ Кол-во физич. лиц: если за указанный промежуток времени одному пациенту было оказано несколько приемов, в этом столбце он посчитается один раз.

3️⃣ Первичн.: Первичный пациент или нет, в этом отчете определяется по галке "Первичный" в самом приеме. Галка находится в блоке "Входящие статусы приема". Статусы могут быть скрыты по правам доступа.

4️⃣ Санирован: Берется из приема пациента, галка "Санирован" находится в "Исходящих статусах приема". Статусы могут быть скрыты по правам доступа.

5️⃣ Оказано услуг: Сумма всех услуг, оказанных пациентам без учета скидок.

6️⃣ Скидка: Сумма скидок, предоставленных пациентам.

7️⃣ Начислено пациенту: Сумма всех услуг, оказанных пациентам с учётом скидок. Совпадает с отчетом по приемам (столбец начислено пациенту + столбец начислено на организацию).

8️⃣➖🔟 ОПЛАЧЕНО: ВАЖНО: Не учитывает заказ-наряды вообще, если нет галки "ЗН по дате закрытия". Если же эту галку поставить, то добавит деньги только по закрытым нарядам. При этом если закрыт наряд был на следующий день, а мы выгружаем отчет за сегодняшний день, то деньги за него тоже не попадут. В столбец №10 попадают начисления на страховые компании.

📋Таблица №2. Кассовые операции.
В приходе выводит сумму по остаточному принципу (что не попало в столбцы 8-10 таблицы №1).
Таким образом, общая сумма прихода минус расход, и плюс суммы под столбцами 8 и 9 таблицы № 1 даст полную выручку клиники на указанный период.

📋Таблица №3. Эквайринг.
В эту таблицу попадают все оплаты по безналу и по банковской карте, но без учета заказ-нарядов (принцип такой же как у пунктов 8-10 в таблице №1).

📋Таблица №4.
В этой таблице можно увидеть полную выручку клиники.
Касса - наличные деньги.
Эквайринг - оплата банковской картой.
Безналичн. расчет - оплата по банковским реквизитам (банковский перевод). Так же сюда попадают начисления на страховые компании.

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

💸 Безналичная оплата (QR-код)

МИС Инфоклиника/Инфодент позволяет принимать оплату от пациентов тремя способами:
- Наличными
- Эквайринг
- Безналичный расчет

💵 Наличными
Это самый простой и понятный способ оплаты, оплата наличными деньгами.

💳 Эквайринг
Это оплата банковской картой, когда пациент прикладывает собственную карту к платежному терминалу. При этом есть два варианта работы с платежным терминалом.

Без интеграции - кассир должен внести сумму оплаты на самом терминале и напечатать второй чек.

С интеграцией- в этом случае кассир только нажимает кнопку печать чека, МИС сама выполняет сразу два действия, и отправляет команду на ККМ, и на платежный терминал.

💸 Безналичный расчет
Это самый редко используемый способ оплаты, о котором мало кто знает что это, и как им пользоваться. Подразумевается, что это банковский перевод по реквизитам. То есть если пациент зашел в приложение банка и ввел расчетный счет клиники, он может перевести деньги с помощью мобильного приложения. Такой способ может выручить, когда у пациента нет с собой ни наличных денег, ни банковской карты, и в телефоне нет NFC.

Расчетный счет состоит из 20 цифр, в которых легко ошибиться, если вводить вручную, поэтому можно упростить задачу пациенту и закодировать номер своего расчетного счета в QR-код. Этот QR-код можно расположить на стойке регистратуры и рядом с кассой. Считав такой QR-код пациенту останется только указать сумму перевода.

ℹ️ В последних версиях МИС Инфоклиника/Инфодент появилась возможность указывать для каждой кассы договор для эквайринга и для безналичного расчета по умолчанию.

ℹ️ Создать QR-код для перевода денег можно в приложении банка.

ℹ️ При оплате по безналичному расчету, пациенту так же необходимо распечатать чек. Бухгалтерия будет видеть приход по безналичной оплате вместе с эквайрингом.

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

Скрывать контактные данные пациента

Бывает так, что по соображениям безопасности, нужно скрыть контактные данные пациента - телефон, емейл и адрес.

Это легко сделать правом доступа "Скрывать контактные данные пациента".

Заходим в Справочники, Справочник персонала. В фильтре выбираем нужную нам конфигурацию, например "Администратор". Ждем кнопку "Права доступа". В поиске пишем начало фразы "Скрывать контактные". Меняем значение на "Для всех пациентов". Нажимаем "Сохранить", а затем "Выход".

Теперь, выбранная конфигурация пользователей (в нашем примере - Администраторы) не увидит телефон, почту и адрес пациента полностью.

Часть символов отображается, что позволит идентифицировать пациента, но полных данных пользователь теперь не увидит. Это распространяется и на картотеку, и на расписание, и ряд других окон.

Чаще всего клиники сталкиваются с необходимостью отправки СЭМД-ов (структурированных электронных медицинских документов) по указанию контролирующего органа. Приходит предписание, которое иногда содержит и список ожидаемых от клиники СЭМД-ов. При неисполнении в срок частным клиникам могут "закрыть" ОМС, например, если не отправили СЭМД в октябре - на следующий год. В государственных клиниках от статистики СЭМД-ов зависит рейтинг главврача.

Работы, необходимые для успешной отправки, могут занять несколько месяцев:

1. Много времени уходит на самостоятельное подключение клиники к системе ЕГИСЗ.РЭМД посредством организации защищенного канала связи.

2. Пока это происходит, клинике целесообразно заняться настройками в самой Инфоклинике, обновлением федеральных справочников, подготовкой ЭЦП для врачей, заполнением их СНИЛС, должностей по ФРМР, контролем корректности сведений о подразделениях клиники в ФРМО, может потребоваться проверка кодов Минздрава в Прейскуранте.

3. После подписания доктором соответствующего СЭМД-у протокола и прохождения по защищенному каналу связи, документ попадает в очередь на проверку в РЭМД (реестр электронных медицинских документов), которая может достигать 20-40 дней.

4. Только после успешной проверки в РЭМД, и присвоения документу регистрационного номера СЭМД считается отправленным. Регистрационный номер первого СЭМД-а в РЭМД имеет смысл переслать в контролирующий орган, тем самым подтвердив выполнение предписания.

Обычно в клинике уже есть собственные протоколы эпикризов, консультаций, исследований и т.д. А эталонный протокол СЭМД-а не имеет нужных клинике параметров. В такой ситуации возможно создание сводного протокола, объединяющего параметры СЭМД-а и протокола клиники. Тогда врачам не придется заполнять два протокола (основной и СЭМД) по одному поводу.

Успешно отправляемый СЭМД требует постоянного внимания:

- возможны единичные ошибки, например, при неправильном заполнении СНИЛС, ФИО, даты рождения, окончания срока действия ЭЦП и т.д.;

- возможны массовые ошибки при выходе новых версий федеральных справочников, изменении схематрона;

- выходят новые редакции СЭМД-ов: например, Протокол консультации уже запланирован Редакции 7. Для старых редакций принудительно устанавливаются даты окончания регистрации.

⚠️ Принятые в РЭМД документы уже не изменить, поэтому многие клиники ставят задержку в сутки перед отправкой из Инфоклиники, чтобы протоколы могли проверить заведующие.

После регистрации в РЭМД пациенты могут увидеть документ на Госуслугах. Без СНИЛС пациента проверка в РЭМД не проходит.

Работа кураторов

Куратор — это персональный менеджер пациента.

Обычно, этот специалист:

1. Знает расписание, особенности услуг, что входит в план лечения.

2. Оформляет рассрочку, подбирает акции или спецпредложения, собирает документы для налогового вычета.

3. Если в лечении участвует несколько врачей - планирует запись для последовательного посещения.

4. Напоминает о контрольных посещениях (смене дуг у ортодонта, визите на этап имплантации и т.д.).

5. Если у пациента возникает сомнение или неудовлетворённость результатом - помогает оперативно урегулировать её, включая вопросы компенсаций и гарантий.

Для начала включим соответствующую настройку:

Верхнее меню "Сервис" - "Настройки" - ищем по "курат" - Включаем.

Теперь мы можем:

1. При создании карточки - назначить пациенту куратора.

2. Увидеть в расписании - кто куратор у этого пациента.

3. Связать конкретный план лечения с конкретным куратором.

4. Отфильтровать планы лечения, посмотреть - сколько планов лечения сейчас курирует этот конкретный специалист.

5. Создать куратору задачу в Очереди.

Журнал планов лечений: можно быстро отфильтровать планы лечения по куратору.

Расписание: в режиме просмотра расписания в таблице добавлен фильтр, чтобы куратор мог оперативно отслеживать записи на прием всех своих пациентов.

p.s. В ранних версиях Инфоклиники "Кураторы" назывались "Консультантами".

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

Большинство функций Инфоклиники можно бесплатно протестировать

Лицензию почти всегда предоставляют на месяц, иногда - даже дольше.

Половину модулей можно попробовать без полноценного внедрения, получив короткую консультацию по техническому сопровождению - 1-2 часа: как работает модуль, какие справочники заполнять, какие кнопки нажимать.

Если сопровождения нет, можно открыть верхнее меню "Справка" и изучить модуль самостоятельно.

Список таких модулей:

1. Модуль "Безналичные расчеты"

Работа со страховыми и юр. лицами. Проверка условий договора - сроки, ограничения по услугам, по сумме. Создание реестров. Выставление счетов.

2. Модуль "Учет материалов"

Склад. Закупка. Выдача на кабинеты. Списание - авто и вручную. Контроль количеств и сроков годности. Инвентаризация. Работа с Честным знаком.

3. Модуль "Эквайринг"

Автоматизация будет не только кассы, но и терминала оплаты картой. Быстрее и меньше ошибок.

4. Модуль "Оформление лабораторных нарядов и прейскурант подрядчика"

Оформление направлений к внешним подрядчикам. Анализ прайса подрядчиков - сколько их услуга занимает в услуге клиники.

5. Модуль "Выгрузка данных для бухгалтерских систем"

Создание файла xls / dbf и подобных со сводными данными - финансы и склад для импорта файла в 1С.

6. Модуль "Курсы лечения и программы обслуживания"

Ведение пациента по курсу - программа подскажет, что на пациента создан (или уже оплачен) курс и предложит добавить в прием услуги из него.

7. Модуль "Аналитика"

Набор дополнительных отчетов.

8. Модуль "Служба почтовых сообщений"

Отправка писем - результаты анализов или часть протокола (рекомендации).

9. Модуль "Бонусы и сертификаты"

Использование бонусов (кешбеков), а также продажа именных сертификатов (сумма на карте).

10. Модуль "Расширенные кассовые операции"

Возможность скрывать информацию.

11. Модуль "АРМ Главного врача/заведующего отделением"

Оперативная проверка качества заполнения Протоколов. Возможность указать вопросы, комментарии, которые увидит сотрудник при входе в систему. Возможность оценки для использовании в модуле расчеты Зарплаты.

12. Модуль "Медико-Экономические Стандарты"

При заполнении (покупка базы или вручную) позволяет по нажатию кнопки сформировать направление на услуги или список медикаментов согласно поставленному диагнозу.

13. Модуль "Операционное расписание"

Планирование времени проведения операций и загруженности операционных. Формирование операционных бригад. Определение «коэффициента участия» ведущего и ассистирующих докторов для расчета заработной платы. Учет работы анестезиологов и операционных сестер.

14. Модуль "Генератор отчетов/Медицинская статистика"

Возможность написания любых отчетов (требуется знание SQL).

15. Модуль "Согласование страховых услуг"

Интерфейс для передачи услуг на согласование, и их учета. Автоматическое поступление заявок на согласование из услуг, внесенных в прием. Информирование врача в приеме цветовыми статусами о статусе заявки. Управление статусам заявки: “новая”, “в работе”, “согласована”, “не согласована”, “отклонена врачом”, “в стадии рассмотрения в страховых компаниях”.

16. Модуль OLAP-отчеты

Конструктор отчетов. Около 10 форм отчетов, в каждом около 20 возможных параметров, которые можно свободно перемещать - что будет в строке, что - в колонке, что - в значении.

17. Модуль "Расписание групповых приемов"

Йога, ЛФК и другие групповые занятия. Запись группы пациентов по 1 назначению.

18. Модуль "Вызовы на дом/Скорая помощь"

Журнал учета вызовов на дом. Отчетность по работе служб помощи на дому и скорой неотложной помощи

🔍 Посмотреть какие модули у вас уже активированы можно в верхнем меню "Сервис" - "Мастер лицензий".

📲Получить бесплатную помощь по активации лицензии в тест: +7 812 389-66-11
support@help.i-t-systems.ru

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

Справка в налоговую. Электронная справка

Пациент получивший медицинскую услугу на платной основе, имеет право получить налоговый вычет, для этого на основе ФЗ — должен предоставить справку. Такую справку пациенту выдает медицинская организация.

Инфоклиника умеет формировать эти справки. Для создания справки надо зайти в базовый модуль, в меню Журналы – Журнал справок в ФНС.

Справки в ФНС бывают двух типов: до 2024 года – справки старого образца, и начиная с 2024 года – справки нового образца. Тип справки выбирается при создании. Так же, после создания справки её можно распечатать, для справок старого образца печатная форма называется – «Справка в налоговую», для справок нового образца – «ФНС. Справка 2024».

ℹ️ После того как вы нажмете Печать справки, её нельзя будет удалить! Только аннулировать.

Также Инфоклиника позволяет выгружать электронную справку в формате XML, чтобы потом загрузить её в программу Контур. Для этого необходимо выполнить ряд настроек, после чего в журнале справок ФНС появится кнопка Электронная справка. Выделяете нужную справку и нажимаете кнопку "Электронная справка". В заранее указанной папке появится XML файл для загрузки в программу Контур.

ℹ️ Справки формируются на основе оплат в Инфоклинике, если клиника не вносит оплаты в МИС, то и справка формироваться не будет.

ℹ️ Услуги в справке делятся на стандартные и дорогостоящие. Признак дорогостоящей услуги устанавливается в прейскуранте, это свойство услуги, которое называется "Тип услуги для ФНС".

ℹ️ Если у пациента в карточке указан ИНН, то в справке скрываются паспортные данные, даже если они заполнены. Это требование можно прочитать в приказе ФНС России от 08.11.2023 № ЕА-7-11/824@, приложение №2, пункт 22.2.

〰️〰️〰️

Если у вас нет этого журнала в меню, или нет кнопки Электронная справка, необходимо выполнить следующие настройки:

⏺️ Зайти в меню Справочники - Справочник персонала - Права доступа - Журналы - Журнал справок в ФНС. Далее устанавливаем права:

1️⃣ Доступ к журналу ФНС - Полный доступ

2️⃣ Редактирование номера и суммы справки - ✔️

3️⃣ Аннулирование справок - ✔️

4️⃣ Создание справки в электронном виде - ✔️

⏺️ Далее в главном меню нажимаем Сервис - Настройки - Приходные/Расходные документы - Прочее

1️⃣ ФНС. Формировать справку старого образца - ✔️

2️⃣ ФНС. Формировать справку нового образца - ✔️

3️⃣ ФНС. Путь для выгрузки электронных справок - \\Server\FNS

Тут надо указать сетевую папку, куда будут сохраняться файлы в электронном виде. У всех пользователей должны быть права на чтение и запись в эту папку.

4️⃣ ФНС. Хранение электронных справок - На диске

⏺️ Сервис - Специальные настройки - Прочее

1️⃣ Электронная справка в ФНС. Код формы отчетности по КНД - 1184043

2️⃣ ФНС. Код налогового органа конечного получателя информации - Код налогового органа ЮЛ

3️⃣ В справочнике юридических лиц на вкладке Реквизиты должно быть заполнено поле Код ИФНС

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

Как часто обновлять Инфоклинику

Зачем вообще ее обновлять?

Обычно, причины следующие:

1. Выход нового приказа минздрава / постановления правительства / федерального закона, который обязывает клинику выполнять определенные новые действия. После публикации распоряжения возможность выполнения этих действий появляется в новой версии Инфоклиники, при обновлении - становится доступной мед. учреждения.

Примеры: Честный знак - МДЛП, отправка данных в ЕГИСЗ, приказ 274н (формы) и т.д.

2. Новый функционал.

Обычно, от 10 до 30 новых возможностей, которые сразу идут внутри версии. Также, для подключения некоторых новых платных опций требуется определенная версия. Включены в версию: интеграция с СФР (ФСС), новый бланк справки в ФНС, новая форма 025у. Бывает нужно для платных опций: личный кабинет пациента, электронное подписание.

3. Исправление ошибок.

Для решения большинства ошибок требуется установка новой версии. К сожалению, технически нельзя установить новую версию "только для коррекции определенной ошибки", отказавшись от встроенных эту версию новых дополнительных функций.

Когда обновлять?

Если Вы работаете в большом (а еще лучше - в государственном) мед. учреждении, скорее всего, в вашем случае все просто: действующий договор уже включает обновления Инфоклиники. Обновляться можно в любой нужный вам момент.

Если работаете в частной клинике, или в договор не включена опция обновлений - все несколько хитрее:

Сначала немного теории:

Для обновления Инфоклиники нужно 2 компонента:

1. Наличие лицензии на получение новой версии. Можно получить на период.

2. Работы по обновлению. Очевидно, нужны при каждом обновлении.

Лицензия на получение новых версий стоит 10% от суммы всех активированных в клинике модулей за каждый год. Первый год после установки - лицензия предоставляется бесплатно. Далее - каждый год по 10%.

Работы по обновлению оплачиваются при каждом обновлении.

Пример:

покупка была в апреле 2023 года.

Апрель 2023 - апрель 2024 - лицензия будет предоставлена бесплатно.

Если клиника далее ни разу не покупала лицензию, то лицензия апрель 2024 - апрель 2026 будет стоить 20%.

Стоимость работ по обновлению зависят от:

- количества пропущенных версий. Клинику, которая не обновлялась 5 лет сложнее обновить, чем ту, которая не обновлялась год.

- понадобятся ли работы в нерабочее время (вечером, ночью), чтобы не создавать пауз в использовании программы для сотрудников клиники.

Таким образом, у нас есть 2 стратегии:

1. "Максимальная экономия"

Хотя сэкономить на лицензии, скорее всего, не получится - 90% клиник обновляются хоть раз, а значит, хотя не платят каждый год по 10%, но однажды - сразу 90%. Можно сэкономить на работах - обновление каждый год будет дороже, чем обновление раз в 2-3 года.

2. "Умное обновление"

Подверсии Инфоклиники выходят каждые несколько недель. Чтобы иметь максимально свежую версию + максимальную экономию, стоит обновляться прямо перед окончанием срока действия лицензии на получение новых версий.

Например:

Клиника купила программу 20 апреля 2023 года.

Пример лучших периодов:

примерно 18 апреля 2024 - клиника получит лицензию бесплатно, оплатит только работы.

Примерно 18 апреля 2025 - клиника оплатит 10% за лицензию и работы, получит самую свежую версию.

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

📧 Справка в налоговую. Аннулирование

Отдельно стоит уделить внимание аннулированию справки в налоговую, так как у этого функционала очень необычная логика.

У каждой справки есть два номера: номер справки и номер корректировки.

При создании справки - ее номер становится следующим, относительно предыдущей справки, номер корректировки - 0.

Если справку распечатали, то удалить её уже нельзя, и если нужно внести изменения в справку, то есть два способа.

1️⃣ Аннулирование справки. Для того чтобы аннулировать справку, находим ее в журнале справок в ФНС, выделяем и нажимаем кнопку «Аннулирование». В журнале появится вторая справка с номером корректировки - 999. Это справка, аннулирующая справку с номером корректировки - 0. После этого можно формировать новую справку, она также будет с номером корректировки 0, но у нее изменится номер самой справки.

2️⃣ Корректирующая справка. В этом случае не надо нажимать аннулирование, а сразу делаем новую справку, при этом номер справки не меняется, но меняется номер корректировки, он станет равным 1, затем 2, и т.д. Каждая последующая корректировка будет увеличивать номер корректировки.

〰️〰️〰️

ℹ️ В каком случае справку надо аннулировать, а в каком корректировать?

Аннулирующая справка

Назначение: полностью отменяет ранее поданные сведения без замены их на какие-либо другие.

Когда подаётся: если первичная справка была подана ошибочно, то есть подавать её не нужно было в принципе. Например:

- справка на сотрудника, работающего в обособленном подразделении, была представлена в составе расчёта в налоговый орган по месту нахождения головной организации;

- отчётность сдана не в ту налоговую инспекцию;

- заполнены сведения на другого человека.

Корректирующая справка

Назначение: заменяет ранее поданные сведения, исправляя ошибки или дополняя информацию в первичной справке.

Когда подаётся: если первичный отчёт был подан правомерно, но содержал неверные или неполные данные. Например, ошибки в:

- суммах доходов или вычетов;

- персональных данных работника (ИНН, ФИО, серия и номер паспорта, дата рождения);

- статусе плательщика (например, вместо статуса «1» (резидент) указали статус «2» (нерезидент));

- суммах НДФЛ (исчисленного, удержанного, перечисленного, неудержанного).

Многие клиники поздравляют своих пациентов и коллег с днем рождения.

Инфоклиника поможет вовремя вспомнить об этом событии.

Поздравление сотрудника

Заходим в меню "Сервис" - "Настройки" - Ищем по слову "Поздравление".

Находим параметр "Поиск по датам рождения сотрудников при старте программы" - и ставим галочку, или в выпадающем списке выбираем "По филиалу / всей БД".

При входе в программу появится всплывающее сообщение со списком сотрудников, которые сегодня празднуют день рождения.

Поздравление пациента

1. Чаще всего, для поздравления пациента используется один из автоматических механизмов поздравления - СМС / сообщение в МАКС / Телеграм. В нужный день Инфоклиника самостоятельно отправит выбранный вами текст поздравления. Сообщение можно отправить как день-в-день, так и заранее. Для работы СМС / МАКС / Телеграм необходим соответствующий модуль.

2. Бывает и так, что пациент, в своей день рождения, посещает клинику. В этом случае, в расписании будет соответствующая отметка. По умолчанию это значок сердечка. В картотеке пациенты с днем рождения в текущий день отмечаются жирным шрифтом.

3. Если клиника хочет сделать "персональное поздравление", чтобы сотрудник клиники поздравил голосом, сообщил об индивидуальном предложении в день рождения и т.д. - пациентов с днем рождения легко выбрать при помощи поиска. Выбираем поиск по картотеке (клавиша F3 на клавиатуре. Работает даже из расписания). Переходим во вкладку "Прочие реквизиты карточки". Если нам нужны пациенты с днем рождения в конкретный день (например, сегодня) - можно указать эту конкретную дату. Если диапазон нужен больше - например, все, у кого день рождения на этой неделе - указываем соответствующий период. Снова нажимаем "Поиск" (или клавишу F3). Видим список пациентов.

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

📒 Группы протоколов

Периодически возникает ситуация, когда у врача доступно много разных протоколов, и искать их в этом огромном списке очень неудобно. Для этого существует функционал группы протоколов, который позволяет разложить протоколы по разделам и выводить их в красивой форме для врача.

Для примера возьмем врача, совмещающего сразу 3 должности: кардиолог, пульмонолог и терапевт.

Под этим постом будут прикреплены изображения, на которые я буду ссылаться.

Для начала посмотрим, как это будет выглядеть.

1️⃣ При добавлении свободного протокола через кнопку ЭМК врач будет видеть группы и протоколы внутри этих групп - 01.jpg

2️⃣ В приеме у врача эти группы можно вывести отдельными кнопками, по умолчанию значок этих кнопок будет таким же как у кнопки «История болезни», в моем примере это группа «Тест», а можно добавить собственные значки, процесс настройки будет описан ниже – 02.jpg

⚙️Настройка

1️⃣ Вначале необходимо созданные группы протоколов, для этого заходим в меню Справочники – Медицинские справочники – Настройки параметров ИБ – Группы протоколов. В открывшемся меню добавляем строчку и придумаем названия для своих групп, названия для будущих кнопок, а также указываем где мы ходим отображать наши группы. Так же тут необходимо выбрать иконки, но про них будет описано в отдельном пункте – 03.jpg

2️⃣ Далее переходим на вкладку Протоколы и любой протокол мы можем привязать к одной из наших групп, если мы хотим, чтобы он в нее входил. Для этого необходимо включить режим редактирования и заполнить столбец «Группа протоколов» - 04.jpg

3️⃣ Наконец переходим к иконкам. Сами картинки можно скачать в интернете или нарисовать. Изображения должны быть в формате BMP, а размер у них должен быть 24 на 24 пикселя. Что бы вы могли по экспериментировать, я приложил картинки из своего примера - кардио.bmp, пульмонол.bmp, терапия.bmp.

4️⃣ Первым делом необходимо добавить эти картинки в Инфоклинику, для этого переходим в меню Справочники – Общие – Справочник иконок. На каждую группу протоколов создаем сущность и добавляем иконку со своего компьютера – 05.jpg

5️⃣ Далее возвращаемся в меню настройки групп протоколов (см. пункт 1.) и добавляем эти иконки к соответствующим группам.

ℹ️ Добавлять свободный протокол (01.jpg) удобнее, когда группы свернуты. Для этого заходим в меню "Сервис" – "Настройки" - "Выбор протокола в отдельном окне". Ставим значение 0.

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

🗂 Справочники протоколов ИБ

При заполнении протокола у врачей есть несколько инструментов помогающих заполнить протокол быстрее. Один из таких инструментов – это справочники.

Справочники отображаются в текстовых параметрах справа. Окно со справочником можно расширять и уменьшать. Можно нажать левой кнопкой мыши на границу между параметром и его справочником и подвигать её влево/вправо (01.jpg).

Если просто кликнуть левой кнопкой мыши на эту серую вертикальную границу, то она сдвинется максимально вправо и полностью скроет справочники. Что бы их отобразить надо еще раз нажать на эту вертикальную полосу (02.jpg).

✏️ Редактирование справочников

Чтобы редактировать справочники, должно быть право доступа «Редактирование справочников при заполнении истории болезни» в положении «Разрешено».

Если право включено, то при заполнении протокола ИБ сверху появится кнопка «Справочники», нажав на которую, откроется окно редактирования справочников. В самом справочнике можно создавать группы и элементы внутри групп. Кроме того, есть возможность внутри элемента или группы спрятать несколько абзацев текста, тогда при нажатии на него будет появляться не заголовок, а текст внутри (03.jpg)

👨‍👩‍👦‍👦 Личный/Общий справочники

При установке права доступа «Ведение справочников ИБ» в положение «По всем», элементы справочника можно делать личными или общими. Для этого в редактировании справочника надо нажать правой кнопкой мыши на элемент или группу, и выбрать один из пунктов (04.jpg). Личные справочники обозначены значком в виде двух человечков, а общие в виде зеленой галочки.

Если право доступа «Ведение справочников ИБ» находится в положении «Только свои», то сотрудник сможет добавлять только личные справочники, без возможности сделать их общими.

🔄 Сценарии использования

Для описания сценариев работы, нам потребуется определить роли сотрудников. Для упрощения опишем две роли:

1️⃣ Врач – рядовой сотрудник с ограниченными правами.

2️⃣ Заведующий отделением – сотрудник с расширенными правами, это может быть и главный врач, и администратор системы.

Под каждым сценарием будет указано как нужно выставить права доступа для врача, что бы реализовать этот сценарий. У заведующего права всегда одинаковые.

Сценарий №1:

Заведующий отделением создает общие справочники для своих коллег, а врач только использует готовые справочники, и не может их редактировать.

Права доступа №1:

- Редактирование справочников при заполнении истории болезни - Запрещено

- Ведение справочников ИБ - Только свои

Сценарий №2:

Заведующий отделением создает общие справочники для своих коллег, но также и врач может создавать личные справочники. При этом заведующий видит все справочники (в том числе и личные справочники остальных сотрудников), а врач видит общие справочники, и свои личные (не видит личные справочники коллег).

Права доступа №2:

- Редактирование справочников при заполнении истории болезни - Разрешено

- Ведение справочников ИБ - Только свои

Сценарий №3:

У врача такие же права как у заведующего, тогда все врачи видят справочники всех своих коллег. Это нежелательный сценарий, так как у врачей появляется возможность удалить справочники у своих коллег. Так же это приведет к увеличению справочников, что усложнит их использование. При такой работе разделение может быть реализовано на уровне протоколов. То есть можно сделать отдельный протокол для врача (или группы врачей), тогда и справочником этого протокола будет пользоваться только этот врач (группа врачей).

Права доступа №3:

- Редактирование справочников при заполнении истории болезни - Разрешено

- Ведение справочников ИБ - По всем

ℹ️ Инфоклиника позволяет добавлять одни и те же параметры в разные протоколы. Это называется добавление из списка. Например, параметр «Анамнез» может использовать и терапевт, и гинеколог. При таком добавлении, справочник у них будет общий, и если терапевт в своем протоколе изменит справочник, то он изменится и у гинеколога. Поэтому крайне не рекомендуем использовать подобное добавление.

ℹ️ Если у клиники филиальная структура, предполагается, что заведующий редактирует справочники на центральной базе, и они попадают на филиалы через репликацию. Если же врачи на филиалах сами редактируют справочники, то на другом филиале они не появятся.

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

Как пользоваться Инфоклиникой вне медицинского учреждения - в пути, дома, командировке.

❓ Частый вопрос: «Врачи хотят работать с iPad на обходе, а директор хочет контролировать клинику в поездке. Что делать?»

Как это устроено.

На сервере мед. учреждения (Windows Server) установлена Инфоклиника, работа происходит в режиме тонкого клиента. Ноутбук, ПК или планшет подключаются посредством технологии удаленного рабочего стола - RDP.

Удобно то, что обработка всей информации происходит на сервере, так что требования к ноутбуку / планшету - минимальные, подойдет почти любой. Есть и другие плюсы - безопасность данных. Данные по-прежнему хранятся на сервере, а не на устройстве. Это означает, что при потере устройства его можно будет просто отключить, и посторонний не сможет получить доступ к важной информации (база пациентов, лечение, финансы и т.д.)

Что нужно для использования.

1️. Сервер Windows Server с ролью RDS. Понадобятся лицензии RDS CAL для пользователя с удаленным рабочим столом.

2. Инфоклиника установленная на сервере.

3. Microsoft Remote Desktop на ноутбуке, ПК или планшете.

4. Системный администратор клиники (или ИТ служба) настраивает доступ для подключения устройства вне клиники.

Возможно, установленная у вас Инфоклиника уже работает на Windows Server, а пользователи и так подключаются через RDP - тогда можно сразу переходить с пункту 3.

⚠️ Стоит помнить: Инфоклиника создана для использования на компьютере, поэтому на планшете картинка и кнопки будут маленькими. Ситуацию может улучшить повышение масштабирования, программное увеличение картинки.

На фото представлен пример запуска Инфоклиники по RDP с автомагнитолы на Аndroid.

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

У МИС Инфоклиника есть интеграция с системой Честный знак. Честный знак делится на различные подсистемы, одна из них это МДЛП (Мониторинг Движения Лекарственных Препаратов).

Существует два способа приемки лекарств из Честного знака. Первый способ занимает больше времени, но является наиболее надежным. Второй способ может значительно ускорить работу, но также и добавляет риски, более подробно о которых будет написано ниже.

1️⃣ Первый способ.

Так сейчас работает большинство клиник. При закупке медикаментов, сотрудники клиники считывают каждый QR-код, при больших закупках это отнимает много времени, но зато этим действием клиника фактически проверяет каждое лекарство, что код на лекарстве совпадает с тем что в Честном знаке.

2️⃣ Второй способ.

Позволяет не считывать QR-коды во время закупки. Для этого необходимо изменить всего одну настройку. В модуле Склад заходим в меню Сервис – Настройки – Мониторинг движения лекарственных препаратов – МДЛП. Считывание QR-кода материала: не считывать при закупке.

При этом способе добавляются риски, так как иногда QR-коды на лекарствах могут не совпадать с кодами в Честном знаке. Такое может произойти из-за ошибки поставщика. Если выявить такую ошибки на этапе приемки, то достаточно связаться с поставщиком и попросить его исправить данные в Честном знаке, или прислать лекарства, которые указаны в документах Честного знака. Но если лекарства уже приняты, то это становится проблемой клиники, и выбыть такие лекарства с помощью Инфоклиники уже не получится, это можно будет сделать либо с помощью личного кабинета Честного знака, либо с помощью программы Фарма.Просто.

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

Каждой клинике доступна бесплатная аналитика по эффективности используемой рекламы.

Она позволит понять:

1. Какая реклама самая эффективная в плане возврата инвестиций (полностью себя окупает).

2. Какая приносит клинике больше всего пациентов, а какая - денег.

3. Кто среди сотрудников клиники или пациентов выступает первоклассным агентом - по чьим рекомендациям приходят.

Сначала подготовим инструмент к использованию:

Заходим в верхнее меню, "Справочники" - "Финансовые" - "Реклама".

1. Здесь вводим используемые нашей клиникой каналы рекламы. Например: "Группа клиники Вконтакте", "Канал в МАКС", "Блог Главного врача", "Реклама на щитах", "Реклама в Яндексе и т.д.".

2. По каждому каналу вносим расходы на рекламу:

сколько оплатили Яндексу за рекламу, сколько заплатили за щиты, сколько - маркетологу за ведение групп и т.д.

3. Регистратору / Администратору клиники дается инструкция - при общении с пациентом, который обращается впервые, напоследок спросить "Откуда вы о нас узнали". Большинство пациентов охотно ответит на этот вопрос. После получения информации, сотрудник клиники выбирает в окне Обращения соответствующий вариант.

Теперь, для получения аналитики по рекламе просто заходим в "Отчеты" - "Отчет по рекламе".

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

В Инфоклинике есть настройки, позволяющие менять ей внешний вид. Для этого надо зайти в меню Сервис – Настройки – Вид – Стили.

В этом меню находятся 3 настройки, рассмотрим каждую из них.

〰️〰️〰️

‼️ Настройки меняются глобально для всех пользователей сразу. Были случаи, когда один пользователь менял внешний вид Инфоклиники, а его коллеги не могли запустить программу. Проблема была из-за того что они работали под управлением разных операционных систем. Не рекомендуем менять эту настройку в рабочее время. Так же обязательно проверяйте запускается ли программа после изменения этих настроек.

〰️〰️〰️

1️⃣ Использовать стили операционной системы

Эта галка имеет приоритет над следующими двумя настройками. То есть если эта настройка включена, то не важно, что выбрано в следующих пунктах, описанных в этой статье.

Ниже прикрепил скриншот, как выглядит стиль по умолчанию.

Если на рабочем столе Windows нажать правой кнопкой мыши, затем нажать Персонализация – Цвета – Параметры высокой контрастности, в открывшемся окне можно изменить тему или даже создать свою, ниже прикрепил варианты стандартных тем в Windows 10. Тему можно менять только при наличии лицензии Windows, так же необходимо иметь определенные права, которые выдает системный администратор клиники. Тема задается индивидуально для каждого пользователя Windows.

2️⃣ Стиль интерфейса

Если не стоит галка «Использовать стили операционной системы» и не выбран никакой скин, то эта настройка определяет внешний вид программы, есть 4 варианта внешнего вида:

- Flat
- Office11
- Standard
- UltraFlat


3️⃣ Скин

Скин имеет приоритет над стилем интерфейса. Всего есть 2 скина:
- Blue
- DevExpressStyle

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

💼 Место работы

В карточке пациента можно указать место работы. При вводе новой позиции она сразу добавляется в справочник. У большинства клиник этот справочник разрастается, в нем копятся десятки похожих названий с ошибками и опечатками, и встает вопрос редактирования этого справочника.

Доступ к справочнику осуществляется из двух мест: непосредственно из карточки пациента (01.png), и из главного меню базового модуля Справочники - Профосмотры и диспансеризация - Место работы.

Рекомендуем пользоваться справочником из главного меню, так как в нем корректно работает удаление и объединение позиций, о которых дальше пойдет речь.

❌ Удаление

Справочник реагирует на поиск, введите более 2 символов, чтобы программа нашла места работы. При попытке удалить, программа может написать ошибку, что место работы используется в картотеке. Это значит, что у кого-то из пациентов эта организация выбрана в качестве места работы.

Чтобы найти пациентов с этим местом работы, в картотеке нажмите "Поиск", на вкладке «Основные реквизиты» выберите место работы, в открывшемся окне включите режим анализа, и перекиньте найденную позицию в правую часть (02.png). Далее зайдите в карточки пациентов с этим местом работы и удалите его.

После удаления мест работы из карточек, программа позволит удалить его и из справочника мест работы.

♻️ Объединение

Объединение – более удобная операция, так как в карточках у пациентов изменения произойдут автоматически. Например, одна и таже организация может быть внесена и с большой буквы, и с маленькой, и с кавычками, и без кавычек, такие организации легко найти и объединить.

Чтобы объединить несколько мест работы в одно, надо найти позицию с корректным названием без ошибок, чтобы её сделать главной. Необходимо выделить её мышкой и нажать кнопку «Объединить». Откроется новое окно, при этом предыдущее окно останется активным, это позволит двойным кликом добавить позиции, с которыми мы хотим объединить нашу главную строчку, и затем нажать кнопку «Объединить» (03.png).

Подпишитесь на Телеграм: https://t.me/secretsofinfoclinica

У возвратов в Инфоклинике две основные причины: ошибка внесения оплаты (надо исправить оплату), и ошибка внесения оказанных услуг (вместе с оплатой необходимо исправить оказанные услуги). Разберем каждую из них.

1️⃣ Ошибка внесения оплаты

Например, кассир не выбрал эквайринг при оплате банковской картой, а провел платеж как наличный.

В данном случае необходимо вернуть всю сумму с тем же типом оплаты, какой был указан непосредственно во время оплаты приема, а затем провести оплату по новой, но уже выбрав правильный тип оплаты.

Зайдите в меню Расчеты – Возврат денег – Возврат денег за прием (или возврат аванса). Укажите способ возврата (такой же как была оплата), причину возврата (чаще всего прочая причина) и нажмите кнопку «Печать чека».

Затем, не выходя из расчетов, заходим в меню Оплата, выбираем уже оплату эквайрингом и снова печатаем чек.

2️⃣ Ошибка внесения оказанных услуг

Если чек еще не распечатан, то можно просто изменить услуги в приеме и затем провести оплату с печатью чека.

Если чек уже напечатан, то по закону услуги в приеме менять нельзя. В этом случае, вначале надо сделать возврат, затем аннулировать (удалить или изменить услуги в этом приеме уже нельзя, так как был распечатан чек) услуги, а после создать новый прием с правильными услугами, и снова его оплатить.

Делаем возврат и оплату, как и в пункте 1. Что бы сделать аннулирование, необходимо зайти в прием (из картотеки двойным кликом по приему, или из расписания по кнопке Лечение), далее нажать кнопку Сервис – Аннулирование услуг. После аннулирования услуги в приеме подсвечиваются зеленым цветом. Создать новый прием можно из картотеки кнопкой с зеленым плюсом в области «Приемы».

〰️〰️〰️

ℹ️ В случае если пациент просто недоволен оказанной услугой, и просто хочет вернуть деньги, делаем всё как в пункте 2, только не создаем новый прием.

ℹ️ Нельзя зачесть деньги одного приема за другой. Инфоклиника не позволяет это сделать так как при печати чека данные об оказанных услугах сразу улетают в ОФД, а затем в налоговую.

ℹ️ Всегда вначале делаем возврат, потом аннулирование, никогда наоборот.